Тайм -менеджмент або раціональне використання часу.

Виступ психолога  на психолого-педагогічному семінарі.

                                   «Ми нічому не можемо навчити дорослих

 ми лише можемо допомогти їм відкрити це в собі»

(Галілео Галілей)

Цілі:

•  Сприяння розвитку психолого-педагогічної компетентності управлінської ланки шкіл.
• · Розкриття всього розмаїття можливостей раціонального використання та економії власного часу.
• Ознайомлення з методикою скорочення непродуктивних витрат часового ресурсу.

Завдання:

• Продовжувати формувати уявлення про психолого-педагогічну компетентність управлінця сфери освіти.
• Розгляд теоретичних основ використання робочого часу.
• Виявлення причин дефіциту часу.
• Практичне здійснення різних етапів методики тайм-менеджменту.

Матеріали та обладнання: 30 аркушів А4, 30 ручок, прості олівці, екран, комп’ютер,  3 ватмани, фломастери, «Підказки» та бланки тесту на кожного учасника,   фліп-чарт, маркер.

Тренінг розраховано на 45 хвилин, містить в собі традиційні та інтерактивні форми навчальної діяльності.  Протягом тренінгу педагоги беруть участь у тренінгових вправах з раціонального використання робочого часу.

Вступне слово (2 хвилини)

Ведучий: Шановні учасники тренінгу! Усім відома істина «час - гроші», схоже, починає змінювати своє значення: час стає дорожчим від грошей.

Час – сьогодні найнеобхідніший ресурс для досягнення життєвого успіху, який має особливу специфічну властивість: він є незворотним.

При цьому специфічність часу полягає ще й у тому, що кожна людина наділена ним рівною мірою, а саме 1440 хвилин або 86400 секунд на день – не більше і не менше. Проте комусь цього часу цілком вистачає для реалізації певних завдань чи задумів, а комусь – катастрофічно бракує. Давайте спробуємо проаналізувати свій час.

Вправа «Мій час» (8 хвилин)

Мета: формувати уявлення про реальний розподіл часу педагога за допомогою діаграми.

Ведучий: Пропонуємо вам намалювати кругову діаграму з такими секторами

• Моя професійна діяльність.
•   Побутові (хатні) справи.
•  Особисте життя.
•   Розваги, задоволення.

Діаграма має відображати реальний розподіл часу людини.

Поряд намалюйте таку саму діаграму, але вже не з реальним, а з бажаним розподілом.

Обговорення:

•  Чи є відмінності між першою та другою діаграмами?
•  Чи влаштовує вас такий розподіл реального часу?
• Що треба зробити, би задовольнити своє невдоволення?
• Від кого (чого) це залежить?

Свого часу Ніцше сказав: «Людину, яка не може витратити понад 16 годин на добу особисто на себе, слід називати рабом». Отже, потрібно зробити так, щоб побутова робота стала розвагою, а професійна діяльність приносила задоволення.

Тест «Чи здатні ви ефективно керувати?» (5 хвилин)

Дайте відповідь «так» чи «ні».

№	Запитання	Так	Ні
1.	Чи часто ви відчуваєте, що для ефективної роботи вам бракує часу?	0	1
2.	Чи вважаєте ви, що якби могли частіше відвідувати уроки вчителів, то ефективність навчально-виховного процесу в вашому класі зросла б?	0	2
3.	Чи довіряєте ви більше учням з високим рівнем навчальної мотивації ніж з слабовстигаючим?	2	0
4.	Чи легко вам вийти за рамки особистих симпатій і антипатій, вирішуючи проблеми в класі?	1	0
5.	Чи легше вам уникнути конфлікту з батьками ніж з учнями?	1	2
6.	Чи довго ви обмірковували пропозицію очолити класний  колектив?	0	1
7.	Чи вмієте ви дати цілісну (в основному, безпомилкову) характеристику своїм учням, кваліфікувавши їх як сильних, середніх чи слабких?	2	0
8.	Чи хочете ви поміняти свій стиль керівництва?	1	0
9.	Чи змінився ваш стиль керівництва, порівняно з тим, коли ви були вчителем-предметником?	0	1
10.	Чи часто ваше перше інтуїтивне враження про риси людини, виявляється правильним?	1	0
11.	Чи вважаєте ви, що універсального стилю керівництва не існує і потрібно вміти поєднувати різні стилі, залежно від ситуації?	1	0
12.	Чи прагнете того, щоб виробити універсальний стиль керівництва, який підходив би для більшості ситуацій?	0	2
13.	Чи подобається вам процес керування іншими людьми?	1	0
14.	Чи шукаєте причини невдач у своїй діяльності?	1	0

Інтерпретація результатів

До 10 балів. Не можна сказати, що ви – сильний класний керівник, але якщо в очолюваному вами дитячому колективі все гаразд, то краще не починати докорінних реорганізацій. Вам необхідно більше прислухатися, як до думки начальства, так і до своїх колег.

Від 11 до 15 балів. Ви – «керівник-організатор». Умієте сконцентрувати сили на найважливіших проблемах. Ваша сила в тому, що ви вмієте відокремлювати головне від другорядного, розв’язувати принципові проблеми дитячого колективу. В очолюваному вами колективі зазвичай усе гаразд. Вам можна дати пораду: не запускайте поточних справ.

Від 16 до 20 балів. Ви прагнете перебудов і перетворень, орієнтовані на успіх.  У вас є необхідні здібності, але ви не завжди успішно адаптуєтеся. Вам заважають зайва категоричність в оцінках, а також, можливо, надмірна різкість у стосунках з дітьми.

Питання для обговорення

•  Які думки у вас виникали, коли ви заповнювали бланк?

•  Для чого, на ваш погляд, людині необхідно знати свої сильні сторони?

•  Як ви можете використовувати цю інформацію про себе?

Інформаційне повідомлення (3 хвилин)

Ведучий: Незважаючи на те, що робочий час сучасного педагога складає приблизно 18 – 20 годин на тиждень, усім відомо, що насправді робочий день учителя – ненормований. Хоч як старається педагог, йому часто все ж не вдається завершити всі намічені справи до заданого терміну. При цьому наростає гнітюче відчуття безпорадності перед лавиною проблем, які терміново потребують втручання, і відчуття того, що брак часу, як нестача повітря, незабаром призведе до того, що проблеми просто розчавлять людину. Усе це спричиняє хронічний стрес, що ще більше погіршує психологічний стан людини. Така ситуація в сучасному суспільстві – типова.

У такій ситуації єдиним рішенням може стати лише застосування спеціальних прийомів і методів, які мають загальну назву «тайм-менеджмент». Саме слово «тайм-менеджмент» перекладається з англійської мови, як «управління часом», однак слід зауважити, що часом керувати неможливо. Справді, кожна людина має однакову кількість часу. Неможливо якось вплинути на його кількість або плин. «Управління часом» - це просто гучна назва того, що, по суті, є самодисципліною, самоорганізацією, які прискорюють вирішення проблем, здійснення планів, дій та задумів. Це технологія раціонального використання часу.

Тайм-менеджмент, як система управління часом, включає декілька елементів, які в сукупності значно скорочують час, необхідний для втілення задумів людини. До цих елементів належать:

·        Аналіз використання робочого часу

·        Постановка цілей, яких хоче досягти людина

·        Планування робочого часу

·        Вироблення різних методів боротьби з причинами нераціонального використання часового ресурсу.

Вправа «Причини дефіциту часу» (8 хвилин)

Мета: з’ясувати фактори, що призводять до втрати часу.

Ведучий: Об’єднайтеся, будь ласка, у дві групи за принципом «Юлій - Цезар». Кожній групі потрібно заповнити отримані аркуші ідеями, скласти перелік причин дефіциту часу. На цю роботу вам відводиться 2 хвилини.

Тепер обміняйтеся аркушами і придумайте шляхи та методи усунення кожної перерахованої причини. Презентуйте, будь ласка, свої напрацювання.

Отже, ви помітили, що всі причини браку часу поділяються на дві великі групи – об’єктивні та суб’єктивні.

І група. Причини, які є наслідком неграмотних дій самої людини: непослідовність, надмірна схильність до перерв у роботі, погана обізнаність, відсутність чіткого ранжування завдань за ступенем їхньої важливості, слабка мотивація до праці тощо.

ІІ група. Причини, які не залежать від нас. Це великий потік рутинних справ, часто термінових, робота над якими забирає багато часу, а також «крадії часу».

Мозковий штурм «Крадії часу» (5 хвилин)

Мета: стимулювати уміння приймати швидкі конкретні рішення.

Ведучий: Шановні учасники! За 3 хвилини нам потрібно скласти приблизний список крадіїв часу.

Доповнення:

•  телефонні дзвінки
•  випадкові звернення людей
•   проблеми з комп’ютерами, технічним обладнанням
•  зміна черговості робіт, яку нав’язують керівники чи колеги
• погано організовані збори чи педради
•    надмірна бюрократія
• брак планування
•   виправлення помилок.

Практичне усвідомлення «Основні методи тайм-менеджменту»

(8 хвилин)

Ведучий: Розглянемо методики класичного тайм-менеджменту.

Першим кроком повинен стати аналіз використання часового ресурсу або облік часу. Такий аналіз допоможе виявити часові втрати, показати сильні та слабкі сторони вашого робочого стилю. Найефективніший спосіб обліку часу – це ведення записів із зазначенням часу початку та закінчення роботи.

Другим кроком стане аналіз часу. Для цього слід відповісти на деякі запитання:

• Чи була робота необхідна?
• Чи були виправдані витрати часу?
• Чи було доцільно виконувати цю роботу?
• Чи було свідомо визначено час для виконання цієї роботи?

Унаслідок аналізу виявляються «крадії часу», різні помилки використання робочого часу, визначають їхні причини, виробляють методи боротьби з ними.

Наступним кроком мають стати принципи планування часу. Це структурування часу для найефективнішого його використання при досягненні будь-яких цілей і завдань, що стоять перед людиною. Планування може бути довгостроковим, середньостроковим та короткостроковим. Досвід показує, що планування призводить до економії часу на виконання роботи, але не слід витрачати на планування понад 10 % загального робочого часу.

Не слід також планувати свій робочий день повністю. Вважається, що варто планувати не більше 60 % часу, а 40 % залишити нерозпланованим на непередбачені та спонтанні справи.

Останнім кроком стає техніка планування. Планування слід здійснювати у письмовому вигляді. Щоб план був не просто переліком справ, які необхідно виконати за день, варто його робити ще й мотиваційним інструментом – орієнтуватися на результат. Наприклад, писати в списку не «зробити щось», а «зробити щось для чогось». Після закінчення справи можна поставити поруч із записом жирний плюс. Це один із сильних мотиваційних прийомів. Для вирішення питання ефективності планування слід розділити справи за ступенем їхньої терміновості і важливості. При цьому:

•   Найбільш термінові та важливі завдання необхідно вирішувати негайно.
•  Важливі, але нетермінові можна відкласти.
• Неважливі та не дуже термінові слід передоручати.

Тепер найголовніше завдання для вас буде частіше заглядати до списку, викреслювати виконані та записувати нові справи (краще змінювати на новий список).

Підказки тайм-менеджменту (2 хвилини)

(Роздаються кожному учаснику тренінгу)

1.     Намагайся щоденно складати список справ, визначаючи при цьому найважливіші.

2.     Установи точний термін для виконання кожного завдання.

3.     Не відривайся від свого робочого столу, доки не розподілиш справи та час на їхнє виконання.

4.     Заплануй перерви під час виконання найважливішого або найважчого завдання.

5.     Спершу виконуй найважливіше завдання.

6.     Дбай про порядок на робочому місці, а також про те, щоб нічого не відволікало твоєї уваги.

7.     Скористайся допомогою тих людей, котрі її тобі пропонують або могли б допомогти (не забудь запитати, чи згодні вони на це).

8.     Працюй над найважливішим завданням, доки воно не буде завершене цілком або ж принаймні на 95 %.

9.     З’ясуй іще раз, чи справді потрібно виконувати те,що здається тобі неважливим.

10.         Вибери найкращу пору дня для роботи, враховуючи період своєї найбільшої працездатності (визнач, хто ти: «сова» чи «жайворонок»).

11.         Не забудь залишити трохи вільного часу для відпочинку. Якщо ти стомився – відклади роботу до того моменту, доки твої сили відновляться.

12.         Якщо тобі потрібно провести час наодинці, обери спокійне місце, щоб втекти від справ, які розпорошують увагу. Можна прогулятися, піти у власну кімнату, яка вважається «особистою територією» у сім’ї тощо.

Рефлексія заняття (4 хвилини)

Ведучий:

-         Про що найголовніше дізналися?

-         Що запам’яталося?

-         Чи корисна отримана інформація?

Підсумки:

1.Тайм-менеджмент – це система управління часом, що включає аналіз використання і планування робочого часу, вироблення різних методів боротьби з причинами нераціонального використання часового ресурсу.

2.Існує безліч причин дефіциту часу: від наслідків неграмотних дій людини й аж до так званих «крадіїв часу».

3.Є багато факторів, які впливають на нераціональне та неефективне використання робочого часу. Управління робочим часом – це постійна боротьба, компроміс та злагода із собою.

Спробуйте провести тайм-менеджмент хоча б одного дня свого життя!